ある時期から、修理依頼品の管理にデータベースソフトを使うようになりました。
一時期は入力や操作の煩雑さが負担になり、紙の京大カードシステムや一覧表に戻っていた時期もあります。しかしここ数ヶ月、改めてコンピュータ上のデータベースでの管理を復活させ、再び日常業務の中心に置くようになりました。
使用しているソフト自体は、現行のシェアウェアです。ただ、画面の雰囲気はかなりクラシックで、極端に言えばWindows 95の時代から動いていそうな見た目です。いまどきのクラウド型業務管理ツールや、洗練されたUIのアプリと比べると、いかにも古めかしく見えるかもしれません。
それでも、実際の修理業務にはこれで十分です。むしろ、過剰な機能や装飾がないぶん、必要な情報を淡々と入力し、後から確実に参照できるという点では非常に扱いやすいと感じています。
一時は納期が不透明で多くの人にご迷惑をおかけしました。
修理依頼品の管理で重要なのは、見た目の新しさではありません。受付日、依頼者名、機種名、症状、作業内容、交換部品、見積額、作業時間、納品日、保証対応の有無などを、あとから正確に追えることです。特にクラシックカメラの修理では、同じ機種であっても状態や故障原因が大きく異なります。過去の作業履歴を参照できることは、見積り精度や作業判断の安定にもつながります。
また、データベースを使うことで、工数管理の意識も自然と強くなります。どの機種にどれだけ時間がかかったのか、軽修理に見えて実際にはどの工程で時間を使ったのか、部品交換よりも調整や確認に手間がかかっていないか。こうした情報は、感覚だけで仕事をしていると見落とされがちです。
クラシックカメラ修理は古い機械を扱う仕事ですが、管理や考え方まで古いままでよいとは思っていません。
修理業は、手を動かしている時間だけが仕事ではありません。受付対応、状態確認、見積り、部品探し、作業記録、発送準備、納品後の問い合わせ対応まで含めて、一件の仕事です。データベース上で案件ごとの流れを見えるようにしておくと、実際にどこで時間と労力が発生しているのかが把握しやすくなります。
これは単なる事務作業ではなく、修理業を継続していくための経営管理でもあります。経験や勘はもちろん大切ですが、それだけに頼ると、忙しさの中で採算や負担感が見えにくくなります。作業履歴や工数を記録することで、料金設定、受注数、納期、対応可能な範囲を冷静に判断しやすくなります。
クラシックカメラを扱う仕事だからといって、管理まで旧来の方式である必要はありません。むしろ、対象が一台ごとに状態の異なるクラシック機材だからこそ、記録を残し、比較し、判断材料を蓄積していくことが重要です。
派手なシステムではありませんが、修理依頼品をデータベースで管理することは、私にとって近代的な経営の第一歩です。職人的な作業と、定量的な管理。その両方が揃って初めて、安定した修理業務が成り立つのだと痛感しています。